湖南慧源文化艺术发展基金会档案管理规定

作者：秘书处 时间：2023-01-03

湖南慧源文化艺术发展基金会档案管理规定

第一章 总则

第一条 为规范基金会档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本基金会实际情况，制定本规定。

第二条 本规定适用于基金会在各项活动中形成的所有文件、资料、电子数据等各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁。

第三条 基金会全体工作人员均须严格遵守和执行本规定，确保档案管理工作的顺利进行。

第二章 档案的分类与管理

第四条 根据文件内容和性质等的不同，基金会档案分为行政管理类、项目管理类、财务管理类、人力资源类、法律事务类、对外交流类等。

第五条 各类档案应按照其性质和保管期限进行分类管理，确保档案的系统性和完整性。

第六条 档案保管期限应根据档案内容的重要性和时效性确定，其中：法律事务类文件的保管期限为永久，财务管理类、对外交流类文件的保管期限为长期（30年），其余文件的保管期限为短期（10年）。

第三章 档案的收集与整理

第七条 基金会各部门应在日常工作中及时收集、整理本部门形成的各类文件和资料，并定期移交至档案管理部门。

第八条 档案管理部门负责对移交的档案进行审核、分类、编号、登记，并建立档案目录。

第九条 档案整理应按照“一事一档”的原则，确保档案的完整性和可追溯性。

第四章 档案的保管

第十条 基金会应提供适宜的档案保管场所，并根据不同档案的保管需求配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防辐射等安全设施。

第十一条 档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

第十二条 档案保管人员应对档案的借阅、复制等使用情况进行登记，严格控制档案的流向，严禁故意损毁档案的行为。

第五章 档案的利用

第十三条 基金会内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批同意后方可查阅。

第十四条 外部人员查阅档案，应提供合法身份证明和查阅目的说明，经基金会法定代表人或其授权人审批同意后方可查阅。

第十五条 严格控制档案的复制，确需复制的，应经档案管理部门批准，并做好复制件的登记和管理工作。

第六章 保密要求

第十六条 基金会全体人员必须严格遵守档案保密制度，不得泄露档案中的涉密信息。

第十七条 对于涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅范围。

第十八条 违反档案保密规定，造成信息泄露的，依法追究相关人员的责任。

第七章 档案的销毁

第十九条 达到保管期限的档案，由档案管理部门提出销毁建议，经基金会法定代表人审批同意后，方可予以销毁。

第二十条 销毁档案应有详细的销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、销毁方式等，并由销毁人和监销人签字确认。

第二十一条 对于仍有保存价值的档案，不得随意销毁，应报请基金会法定代表人决定适当的处理方式。

第八章 信息化管理

第二十二条 逐步推进基金会档案信息化建设，建立电子档案管理系统，提高档案管理的效率和质量。

第二十三条 电子档案的收集、整理、保管和利用，应符合国家有关电子文件管理的规定和技术标准。

第二十四条 电子档案的安全管理应与纸质档案同等对待，确保电子档案的信息安全和数据完整。

第二十五条 电子档案应按类别和重要性制作两份以上数据拷贝，并采用安全性能稳定的载体储存和保管。

第九章 监督与检查

第二十六条 基金会定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作的规范性和有效性。

第二十七条 对于违反档案管理规定的行为，应及时纠正，并根据情节轻重对相关责任人给予相应处理。

第二十八条 建立档案管理责任追究制度，对因管理不善导致档案丢失、损坏、泄露等事故的，依法追究相关人员的责任。故意损毁档案给基金会造成严重损失的，相关责任人应予以赔偿，构成犯罪的依法追究其刑事责任。

第七章 附则

第二十九条 本规定自发布之日起实施，由基金会秘书处负责解释。

第三十条 本规定如有修订，自修订之日起按照新的规定执行。